Zahlungserinnerung

Für das Auflisten der einzelnen Rechnungen gibt es den Menüpunkt Finanzen | Mahnwesen/OP | offene Posten. Die Liste beginnt oben mit den bereits am längsten fälligen Rechnungen. Zeilen von fälligen Rechnungen sind rot hinterlegt.
Eine Liste der Rechnungen kann hier wie folgt gedruckt werden:

• Unterhalb der Liste Auswahl umkehren klicken, um die Häkchen in allen Zeilen zu setzen
• Bei Aktion wählen den Eintrag Liste offener Rechnungen als PDF wählen und Aktion ausführen klicken
  

Vorbereitung

• zuerst alles buchen!
• Wenn Rechnungen oder Teilbeträge der Rechnung nicht nachgefordert werden sollen, müssen diese “ausgebucht” werden, damit sie nicht mehr als offen aufscheinen. Lesen Sie dazu die Beschreibung Uneinbringliche Forderungen bei den Sonderfällen.

Hinweis zur Vergangenheit

*In einer früheren Version der Software wurden für Zahlungserinnerungen bei Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Versand | Sammeldruck die offenen Rechnungen gedruckt und durch einen zweiten Druckvorgang ein Zusatzvermerk Zahlungserinnerungen eingefügt. Dieses Vorgehen ist nach wie vor möglich, jedoch empfehlen wir in der Zwischenzeit die Erstellung der Zahlungserinnerungsschreiben wie nachfolgend beschrieben.

Zahlungserinnerungsschreiben erstellen

Zum Erstellen des Schreibens für Zahlungserinnerungen gehen Sie wie folgt vor:

• Menüpunkt Finanzen | Mahnwesen/OP | Mahnungen wählen
• Im Register Überfällige Rechnungen die Filter einstellen und filtern klicken, um alle überfälligen Rechnungen zu sehen
• In der Liste der Rechnungen links das Häkchen bei allen Rechnungen setzen, für die Sie eine Zahlungserinnerung erstellen möchten. Unterhalb der Liste kann dafür auch die Schaltfläche Auswahl umkehren verwendet werden, um alle Häkchen gleichzeitig zu setzen. Bei der ersten Verwendung könnte der nachfolgende Ablauf vorerst mit einer einzelnen Rechnung getestet werden.
• Unterhalb der Liste auf Auswahl übernehmen klicken, womit die Rechnung im Register Aktueller Mahnlauf aufscheint.
• Im Register Aktueller Mahnlauf kann rechts mit der Schaltfläche eine Vorschau des Mahnungstextes angezeigt werden. Mit der Schaltfläche wird die Zeile gelöscht und steht dann wieder im Register Überfällige Rechnungen. Mit der Schaltfläche wird die Rechnung ins Register Mahnverfahren (außergerichtlich/gerichtlich) verschoben, wenn kein (weiteres) Schreiben als Zahlungerinnerungen erzeugt werden soll.
• Wenn im Register Aktueller Mahnlauf die passenden Zeilen stehen, wird unterhalb der Liste auf Erzeugen geklickt. Damit stehen die Mahnschreiben im Register Versand.
• Im Register Versand kann oben die Sortierung für Briefdruck gewählt werden. Danach unterhalb der Liste Alle Briefe drucken klicken. Am Ende des Vorgangs erscheint eine Meldung mit einer Schaltfläche Alle postalischen Mahnungen drucken. Wird diese geklickt, öffnet sich das PDF-Dokument mit allen Schreiben zum Ausdrucken. Diese Schreiben sind nach diesem Vorgang auch im Register Archiv zu finden, wo sie einzeln oder durch Setzen von Häkchen und der Schaltfläche Auswahl Sammeldruck unterhalb der Liste (nochmals) als PDF-Datei geöffnet werden können. Mit der Schaltfläche könnte die Mahnung wieder in das Register Versand zurückgesetzt werden.
• Im Register Versand prüfen, ob weitere Zeilen stehen, die ev. als Mail versendet werden sollen. Dafür unterhalb der Liste auf Alle Emails versenden klicken.
  

Ist die Zahlungsfrist nach dem Erstellen der Zahlungserinnerung abgelaufen, steht die Rechnung erneut im Register Überfällige Rechnungen. Sofern eine weiter Mahnstufe konfiguriert ist, kann der Vorgang wiederholt werden, womit ein Schreiben der nächsten Mahnstufe erstellt wird. Ansonsten muss die Rechnung mit der Schaltfläche in das Register Mahnverfahren (außergerichtlich/gerichtlich) verschoben werden, was bedeutet, dass dieser offenen Rechnung nicht weiter bzw. auf anderem Weg (telefonisch z.B.) nachgegangen wird. Im Register Archiv könnte das Zahlungserinnungsschreiben jederzeit erneut gedruckt und versendet werden.

*Standardmäßig sind zwei Mahnstufen, d. h. zwei Schreiben für eine Zahlungserinnerung definiert. Bei Rücklastschriften gibt es nur eine Mahnstufe. Für die Konfiguration weiterer Mahnstufen kontaktieren Sie den Support

*Standardmäßig werden alle Zahlungserinnerungen per Post zugestellt. Wenn Sie Mahnungen – so wie bestimmte Rechnungen – via Mail zustellen möchten, kontaktieren Sie den Support. Es ist auch möglich, nur die erste Zahlungserinnerung via Mail zu versenden.