Pflegebeitrag verrechnen

Vorbereitung in der transdok Pflegedokumentation

Lesen Sie dazu die Hilfe der Pflegedokumentation: hier weiterlesen …

Pflegebeiträge im Vereinsmanager einlesen

• Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Pflegebeitrag abrechnen wählen. Es kann sein, dass es einige Sekunden dauert, bis die Eingabemaske angezeigt wird. Ganz links unten im Fenster steht während dessen warten auf verein.transdok.at....
• Bei Zeitraum den Monat wählen und ggf. auf die Option mehrere Monate wechseln, um die Anzahl der Monate zu wählen
• Bei Rechnungsdatum die passende Option wählen
• Pflegebeiträge jetzt importieren klicken.
• Prüfen Sie die angezeigte Liste. Fehler werden als rote Zeilen angezeigt.

*Die Einstellung der Spalte Inkasso (“Überweisung” oder “Lastschrift”) wird für jedes Mitglied aus Finanzdaten | Grunddaten übernommen. Steht dort bei SEPA-Mandat der Wert “liegt vor”, wird “Lastschrift” verwendet, sonst “Überweisung”. Ebenso wird die Einstellung der Spalte Zustellung (“Post” oder “E-Mail”) für jedes Mitglied aus Finanzdaten | Beiträge | Grundeinstellungen übernommen (Zahlungsmodus und Versand).

• Unterhalb der Liste auf Import durchführen klicken (kann nicht rückgängig gemacht werden)

Im nächsten Schritt, werden die Rechnungen erstellt.

Rechnungen erstellen

• Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Abrechnung | Sammellauf wählen
• Geschäftsbereich wählen und Fällige Rechnungen anzeigen klicken.

Die Liste der fälligen Rechnungen zeigt alle Rechnungspositionen, für die eine Rechnung erstellt werden kann. Sie ist geeignet, um Anpassungen vor zu nehmen:

Rechnungsposition ändern oder Positionen hinzufügen

Rechts in der Liste das Kontakt-Symbol wählen. Im neuen Fenster kann die Position angeklickt werden, um sie zu ändern.
Durch Klicken von Neue Position kann eine weitere Position auf der Rechnung erfasst werden. Es ist dies die Alternative zum Einzelrechnung erstellen, mit der eine bestehende Rechnung erweitert werden kann.

Rechnungsposition löschen

Soll eine Rechnungsposition gelöscht werden, kann rechts in der Liste das Kontakt-Symbol gewählt werden. Im geöffneten Fenster die Position anklicken und löschen klicken. Ist es die einzige Position, so sollte beim Register Grunddaten auch löschen geklickt werden. Soll die gesamte Rechnung gelöscht werden, kann ohne zuvor die Positionen zu löschen, beim Register Grunddaten gelöscht werden.

Erstellen der Rechnung verschieben

Soll das Erstellen einer Rechnung verschoben werden, kann links in der Liste das Häkchen entfernt werden. Dies könnte z.B. bei einzelnen Rechnungspositionen mit kleinen Beträgen sinnvoll sein, die erst einen Monat später, wenn eine neue Rechnungsposition dazu gekommen ist, erstellt werden soll.

• Sind alle Anpassungen vorgenommen, wird unterhalb der Liste auf Ausgewählte Rechnungen erstellen geklickt.
• Für das Drucken einzeln ist die Liste Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Rechnungsarchiv geeignet. Sollen mehrere Rechnungen gemeinsam gedruckt werden, so ist dies bei Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Abrechnung | Sammeldruck möglich. Lesen Sie dazu bei Sammelausdruck und -mail weiter.
• Wie Sie eine Lastschriftdatei für die ab zu buchenden Rechnungen erzeugen, lesen Sie bei Lastschriftdatei erzeugen

*Bei Druck auf Zahlschein-Formulare lesen Sie bitte das Thema Zahlscheindruck.

Mitgliedschaft prüfen

• Bei Suche | Kontakt den Filter Auswertungen wählen
• Die Auswertung Pflegeeinsatz aktuell – Mitgliedschaft, letzte Rechnung wählen und suchen klicken.
• Die Liste zeigt alle Personen, die bei der zuvor durchgeführten Verrechnung der Pflegeeinsätze, eine Rechnung erhalten haben.
• Das Datum LetzteRechnung zeigt das Rechnungsdatum der Rechnung VOR der aktuellen Rechnung. Ist dieses Datum leer, wo wurde für diese Person der Pflegeeinsatz zum ersten Mal verrechnet. Es gibt eine aktuelle Rechnung, aber keine davor. Also keine LetzteRechnung.
• Üblicher Weise muss die Person Mitglied sein und bei Beitrag ja stehen haben. Ansonsten sollte beim Mitglied die Finanzdaten | Grunddaten und Finanzdaten | Beiträge geprüft werden.

Einzelne Klienten vorab abrechnen

Hat ein Verein größere Abrechnungsintervalle, kann es gewünscht sein, für einzelne Personen, die keine weitere Betreuung mehr erhalten werden, bereits vor dem nächsten Abrechnungslauf eine Rechnung zu erstellen. Dazu wird zuerst “händisch” eine Einzelrechnung erstellt und danach die Person von der nächsten Abrechnung ausgeschlossen.

Einzelrechnung im transdok Vereinsmanager erstellen

• Bei Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Vorschau Pflegebeitrag die Person in der Liste suchen und den Beschreibungstext (Monat mit Datums und Anzahl) markieren und mit rechter Maustaste oder STRG+C in die Zwischenablage kopieren. Dabei muss beachten werden, dass eine Person mehrere Zeilen haben kann. Ebenso muss die Anzahl der Leistungen notiert werden.
• Kontakt wählen und eine Einzelrechnung erstellen
• Die Bezeichnung der Rechnungsposition(en) sollte aus ‘Pflegeeinsatz’ + Nachname Vorname bestehen.
• Die Positionsbeschreibung sollte die einzelnen Datums und Leistungspunkte enthalten, wie sie auch bei der regulären Abrechnung vorhanden sind. Hier kann die im ersten Schritt beschriebene Kopie in die Zwischenablage mit rechter Maustaste oder STRG+V eingefügt werden. Bei mehreren Zeilen und damit mehreren Rechnungspositionen kann man sich mit einem Textdokument als Zwischenablage helfen.
• Bei Menge die Anzahl und bei Einzelpreis den Tarif für die Leistungspunkte einfügen.
• Ggf. bei Nachlass die Prozent angeben und bei Nachlass - Grund z.B. langjährige Mitgliedschaft
• Buchhaltungskonto wählen, Position(en) speichern
• Im Register Rechnung die Einzelrechnung erstellen

Person von der nächster Abrechnung ausschließen

Das Erstellen einer Einzelrechnung vorab verhindert nicht, dass das System beim regulären Rechnungslauf die Leistungen dieser Person zur Abrechnung bringen wird. Um dieses erneute Abrechnen der bereits verrechneten Leistungen zu vermeiden, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. In der Pflegedokumentation bei den Stammdaten dieser Person (Register Vereinsmanager) als Kostenträger (Mitglieds-Nr) die Zahl 9999 eingegeben. Personen mit dieser “Pseudo-Mitgliedsnummer” werden bei der nächsten Abrechnung nicht mehr berücksichtigt.
2. Beim nächsten Abrechnungslauf die importieren Rechnungspositionen für diese Person vor der Erstellung der Rechnung löschen. Lesen Sie dazu beim oben beschriebenen Abschnitt Rechnungen erstellen das Thema “Rechnungsposition löschen”, wobei hier im Register Grunddaten gleich die gesamte Rechnung gelöscht werden kann.