Finanzamt Spendenmeldung

Diese Anleitung betrifft Vereine mit Spendenabsetzbarkeit beim Finanzamt.

Vorbereitung

Für SpenderInnen ist die Zuordnung eines Personenkennzeichens für die eindeutige Identifizierung notwendig. Dafür sucht das System automatisch alle Personen mit Spendenbuchungen – und zwar bis zum März eines Jahres jene des Vorjahres, sonst jene des aktuellen Jahres. Damit jedes Jahr wieder bei allen SpenderInnen ein Versuch zum Zuordnen eines Personenkennzeichens unternommen wird, sollte vorbereitend die Adressliste ‘Spendenmeldung: keine’ geleert werden. Dazu den Menüpunkt Einstellungen > Adressen/Kontakte > Adresslisten wählen. Links die Adressliste ‘Spendenmeldung: keine’ anklicken und unterhalb der Liste die Aktion Alle Kontakte entfernen wählen und Aktion ausführen klicken.

Personenkennzeichen zuordnen

Das Zuordnen von Personenkennzeichen für alle SpenderInnen, wird durch den Aufruf des Menüpunktes Finanzen | Spenden | Finanzamt Personenkennzeichen gestartet. Es kann sein, dass es beim Klicken des Menüpunkts zu einigen Sekunden Verzögerung kommt, weil das System versucht, die Personenkennzeichen pro SpenderIn bei einem entsprechenden Server abzurufen. Ganz links unten im Fenster steht während dessen warten auf verein.transdok.at....

Als Ergebnis wird eine Liste von Personen angezeigt, für die kein Personenkennzeichen abgerufen werden konnte. Rechts in der Liste steht die entsprechende Fehlermeldung. Diese Personen werden gleichzeitig in die Adressliste ‘Spendenmeldung: prüfen’ eingefügt (bei jedem Aufruf maximal 10 Personen). Anhand der Fehlermeldung kann entschieden werden, ob eine Änderung oder Ergänzung der Stammdaten einen erfolgreichen Abruf des Personenkennzeichens bewirken könnte.

Zur weiteren Bearbeitung ist zu empfehlen, die Kontakte anhand der Adresslisten zu filtern.

*Tip: Sie können die Adresse (URL) des Vereinsmanagers in ein zweites Register kopieren und so parallel mit zwei Browserfenster arbeiten.

• Den Menüpunkt Suche | Kontakt wählen
• Bei Filter den Eintrag Adresslisten wählen. Bei Adressliste den Eintrag ‘Spendenmeldung: prüfen’ wählen und suchen klicken.
• Ein Mitglied in der Kontaktliste anklicken zum Öffnen des Kontakts.
• Auf Basis der zuvor angezeigten Fehlermeldung, sollten die Daten korrigiert oder ergänzt werden.
• Danach die Adresslisten-Zuordnung beim Menüpunkt Adresslisten anpassen:
  • Wenn ein weiterer Versuch für den Abruf des Personenkennzeichens unternommen werden soll, muss das Häkchen bei ‘Spendenmeldung: prüfen’ entfernt werden. Danach speichern klicken.
  • Wenn kein weiterer Versuch unternommen werden soll, muss ebenso das Häkchen bei der Liste ‘Spendenmeldung: prüfen’ entfernt und gleichzeitig das Häkchen bei ‘Spendenmeldung: keine’ gesetzt werden. Danach speichern klicken.
• Das Fenster für die Kontaktbearbeitung schließen.
• Zum Aktualisieren der Liste wieder die Schaltfläche suchen klicken.

Danach wird wieder der Menüpunkt Finanzen | Spenden | Finanzamt Personenkennzeichen aufgerufen. Für alle Kontakte, die keiner Adressliste ‘Spendenmeldung …’ zugeordnet sind, versucht das System einen Abruf des Personenkennzeichens. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis alle SpenderInnen ein Personenkennzeichen haben oder in der Adressliste ‘Spendenmeldung: keine’ stehen.
SpenderInnen mit Personenkennzeichen sind automatisch der Adressliste ‘Spendenmeldung’ zugeordnet.

SpenderInnen in der Adressliste ‘Spendenmeldung: keine’ werden keine Meldung ihrer Spende ans Finanzamt erhalten – auch nicht in Folgejahren! Sollten Sie neue oder geänderte Daten (Geburtsdatum, Adresse, korrigierter Name) einer Person erfahren und aktualisiert haben, sollte bei Adresslisten ein allfälliges Häkchen bei ‘Spendenmeldung: keine’ entfernt werden, damit beim nächsten Aufruf des Menüpunktes Finanzen | Spenden | Finanzamt Personenkennzeichen für diese Person nochmals ein Versuch unternommen wird, das Personenkennzeichen zu finden.

Spendendatei herunterladen

Wenn die zuvor beschriebenen Personenkennzeichen zugeordnet sind, kann die Datei für die Spendenmeldung heruntergeladen werden. Dazu den Menüpunkt Finanzen | Spenden | Finanzamt Spenden Download wählen. Falls Fehler vorhanden sind, werden diese angezeigt. Ist die Meldung fehlerfrei, wird eine zip-Datei heruntergeladen und keine separate Seite mehr angezeigt.

!Die Datei kann nur für ein ganzes Jahr erstellt werden.

Nachdem die Datei alle Spenden für ein Jahr enthält, ist diese auch nur für das einmalige Einlesen bei Finanzonline geeignet. Sollten Änderungen einzelner Spendenbeträge oder auch Nachmeldungen von Spenden notwendig sein, muss dies direkt bei Finanzonline “manuell” erfolgen (siehe Finanzonline Übermittlung).

Die heruntergeladene zip-Datei enthält die xml-Datei für das Hochladen bei Finanzonline. Zusätzlich sind zwei Listen enthalten. Die eine enthält die Spenden, die auch in der xml-Datei stehen, die andere Datei enthält alle anderen Spenden des Jahres. Es ist zu empfehlen, diese Dateien abzulegen. Falls für einzelne Personen Änderungen oder Nachmeldung notwendig sind, können die Listen zur Information dienen.

Finanzonline Übermittlung

Zuvor wurde bei Spendendatei herunterladen beschrieben, wie man eine xml-Datei für eine Jahresmeldung von Spenden erhält. Diese Datei wird nun wie folgt bei Finanzonline hochgeladen:

• Menüpunkt Eingaben | Übermittlung wählen
• Option Sonderausgaben wählen
• Auf Datei auswählen klicken und die xml-Datei auswählen
• Schaltfläche Datei senden klicken
• Wenn die Übermittlung erfolgreich war, wird oben die Meldung XML-File wurde erfolgreich übermittelt angezeigt.
  

Bitte beachten Sie, dass am nächsten Tag beim Menüpunkt Nachrichten eine Information eintrifft, ob die Datei erfolgreich verarbeitet werden konnte. Ab dann können gemeldete Spenden ggf. auch korrigiert werden. Für Korrekturen oder Stornierungen wird wie folgt vor gegangen:

• Menüpunkt Eingaben | Sonderausgabenübermittlung wählen
• Die Option Liste anzeigen wählen, das Jahr eingeben und Weiter klicken
• Als Referenznummer die Mitglieds-Nr. aus dem Vereinsmanager eingeben und Suchen klicken
• Nach dem Suchen müsste die Person unten in der Liste angezeigt werden und es sind die Optionen Änderung oder Storno verfügbar
• Die passende Option wählen und den Vorgang fertig durchführen.
  

Für das “manuelle” Nachmelden von Spenden wird wie folgt vorgegangen:

• In den Listen der heruntergeladenen Spendendatei (siehe zuvor beschriebenes Thema Spendendatei herunterladen) prüfen, dass die Person in der Liste der NICHT gemeldeten Personen steht. Dort steht auch die Jahresspendensumme. Die Spendenbeträge sind auch im Vereinsmanager nach Aufruf des Mitglieds beim Menüpunkt Finanzdaten | Spenden | Einzelspenden zu finden.
• In Finanzonline den Menüpunkt Eingaben | Sonderausgabenübermittlung wählen
• Die Option Sonderausgaben erfassen wählen
• Mit den entsprechenden Stammdaten die Person suchen, um danach den Betrag zu melden.