Mitgliedsbeitrag verrechnen

Mitgliedsbeitrag für ein einzelnes Mitglied

Voraussetzung für die Verrechnung eines Mitgliedsbeitrags ist das Konfigurieren einer entsprechenden Regel, wie es bei Mitgliedsbeitrag konfigurieren beschrieben ist. Eine Einzelabrechnung erfolgt in folgenden Schritten:

• Kontakt (Mitglied) auswählen
• Den Menüpunkt Finanzdaten | Beiträge wählen
• Das Register Einzelabrechnung durchführen wählen
• Wenn ein fälliger Beitrag vorhanden ist, kann Abrechnung durchführen geklickt werden
  Falls die erstellte Rechnung nicht angezeigt wird oder der Briefkopf fehlt, den Menüpunkt Finanzdaten | Übersicht | Rechnungsarchiv wählen, die Schaltfläche klicken und Rechnung mit Briefpapier öffnen wählen zum Drucken
• Durch diese Einzelabrechnung wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das nächste Jahr gesetzt.
  

Mitgliedsbeitrag mit Zuschlägen

Wenn der Mitgliedsbeitrag beim Betrag oder aufgrund von Zuschlägen wie Aufnahmegebühren vom jährlichen Standardfall abweicht, wird eine Einzelrechnung erstellt. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

• Kontakt (Mitglied) auswählen
• Menüpunkt Finanzdaten | Einzelrechnung | Neue Rechnung anlegen wählen
• Den Geschäftsbereich “Standard” wählen (NICHT “Mitgliedschaft”)
• Beim Pflichtfeld Bezeichnung “Mitgliedsbeitrag” eingeben
• Zahlungsart “Überweisung/Rechnung” oder “Lastschrift” wählen
• Nach dem Klicken von speichern wird auf das Register Positionen gewechselt
• Neue Position klicken, im Dialogfenster rechts die Standardposition “Mitgliedsbeitrag” wählen und Position übernehmen klicken.
• Menge, Bezeichnung, Einzelpreis und Positionsbeschreibung nach Bedarf anpassen
• Nach dem Klicken von speichern schließt das Dialogfenster
• Falls Aufnahmegebühren verrechnet werden, nochmals auf Neue Position klicken, im Dialogfenster rechts die Standardposition “Aufnahmegebühr” wählen und Position übernehmen klicken. (Falls die zur Auswahl stehenden Standardpositionen angepasst werden sollten, wenden Sie sich an den Support)
• Achten Sie darauf, dass Menge, Einzelpreis und Positionsbeschreibung ggf. angepasst werden müssen.
• Nach dem Klicken von speichern schließt das Dialogfenster
• Wenn alle Positionen erfasst sind, auf das Register Rechnung klicken und dann die Schaltfläche Rechnung erstellen wählen.
  Falls die erstellte Rechnung nicht angezeigt wird oder der Briefkopf fehlt, den Menüpunkt Finanzdaten | Übersicht | Rechnungsarchiv wählen, die Schaltfläche klicken und Rechnung mit Briefpapier öffnen wählen zum Drucken
  

Jährlicher Mitgliedsbeitrag

Im ersten Schritt sollte der Beitragssatz geprüft bzw. angepasst werden:

• Bei Einstellungen | Beiträge | Beitragsverwaltung die Beitragsgruppe, danach die Beitragsposition und schließlich den Beitragspreis wählen. Im Feld Preis den Wert anpassen und speichern. Der neue Preis gilt für alle ab jetzt abgerechneten Beiträge.
• Falls eine Beitragsgruppe Spende vorhanden ist, auch dort die Preise anpassen. Ggf. die Bezeichnung der Beitragsposition ändern.
• Der Beitragspreis ist ev. zusätzlich bei den Vorlagen für Positionen von Einzelrechnungen hinterlegt. Diese können bei Einstellungen | Finanzen | Geschäftsbereiche/Rechnungsgrunddaten geändert werden. Den jeweiligen Geschäftsbereich anklicken, den Ordner Standardpositionen anklicken und schließlich die Position anklicken, um den Einzelpreis zu ändern und zu speichern
  

Vor der Abrechnung des jährlichen Mitgliedsbeitrags sollten folgende Kontrollen durchgeführt werden:

• Bei Suche | Kontakt den Filter Auswertungen wählen
• Die Auswertung Beiträge – Zu prüfende Beitragsregeln wählen und suchen klicken. Die Liste zeigt folgende Fälle an:
  • Beitragsregeln von Nicht-Mitgliedern: Die Lösung ist – den Kontakt öffnen und bei Finanzdaten > Beiträge im Register Positionen die Beitragsposition anklicken. Den Beitragsstatus auf abgerechnet setzen und bei Vertragsende z.B. den 31.12. des Vorjahres eingeben. Wenn nie ein Beitrag abgerechnet wurde oder hätte werden sollen, kann man die Position auch löschen.
  • Beitragsregeln mit BeitragAb-Datum vor dem aktuellen Beitragsjahr: Die Lösung ist – den Kontakt öffnen und bei Finanzdaten > Beiträge im Register Positionen die Beitragsposition anklicken. Dann das Datum bei Früheste Rechnungserstellung sowie bei Start Zeitraum auf den 01.01. des aktuellen Jahres setzen. Danach sollte bei Finanzdaten > Übersicht > Rechnungsarchiv geprüft werden, ob Beitragsrechnungen früherer Jahre fehlen. Falls ja, können diese über Finanzdaten > Einzelrechnung > Neue Rechnung anlegen (mit Geschäftsbereich Standard) nachgeholt werden.
• Nach den oben genannten Anpassungen die Auswertung Beiträge – Zu prüfende Beitragsregeln mit suchen wieder aktualisieren. Im Normalfall sollte die Liste leer sein.
• Die Auswertung Beiträge – Mitglieder ohne Beitragsregeln wählen und suchen klicken. Hier sollten nur Mitglieder stehen, die von den Mitgliedsbeiträgen befreit sind. Ansonsten den Kontakt anklicken und die Hauptkategorie auf einen anderen Eintrag als Mitglied ändern. Oder – der vermutlich häufigste Fall wird sein, dass das Zuordnen der Beitragsregel vergessen wurde. Dann bei Finanzdaten > Beiträge die Grundeinstellungen speichern und beim Register Positionen die Beitragsposition einfügen.
  • Mitglieder mit SEPA-Mandat ja, bei denen auch der Mitgliedsbeitrag abgebucht werden soll, sollten zuerst wie zuvor beschrieben bei Finanzdaten > Beiträge die Regel einzeln mit der Einstellung Lastschrift zugeordnet bekommen.
  • Danach können versierte Anwender bei Einstellungen > Finanzen > Beitragssammelzuordnung allen Kontakten gleichzeitig die Regel zuordnen. Dazu die Grundeinstellung auf Überweisung/Rechnung stellen, die Position einfügen und die Kontakte auswählen. Die Auswahl der Kontakte kann wiederum mit der Auswertung Beiträge – Mitglieder ohne Beitragsregeln erfolgen. Danach kann eine Sammelbuchung durchgeführt werden.

Wenn mittels der genannten Auswertungen die möglicherweise falschen Daten korrigiert wurden, sollte folgende Prüfung durchgeführt werden:

• Bei Suche | Kontakt den Filter Kategorien wählen und nach Auswahl der Hauptkategorie Mitglied auf suchen klicken. Unterhalb der Liste steht vor Datensätze gefunden die Anzahl der aktuellen Mitglieder. Notieren Sie diese Zahl.
• Bei Suche | Kontakt den Filter Auswertungen wählen und nacheinander die Auswertungen beginnend mit dem Begriff “Beiträge – …” ausführen. Während die Auswertung Beiträge – Zu prüfende Beitragsregeln keine Datensätze mehr enthalten sollte, wird die Anzahl der Datensätze bei Beiträge – Beitragsregeln-Start nächstes Jahr und Beiträge – Mitglieder ohne Beitragsregel wiederum notiert.
• Wenn jetzt bei Finanzen > Beiträge abrechnen auf Vorschau anzeigen geklickt wird, wird bei Sofort abzurechnende Beiträge die Anzahl der Kontakte angezeigt. Diese Anzahl sollte mit der Anzahl Mitglieder abzüglich der Mitglieder ohne Beitragsregel und Beitragsregeln-Start nächstes Jahr übereinstimmen. So ist sicher gestellt, dass die Mitgliederzahl mit den Beitragsvorschreibungen zusammen stimmt. Falls es unerklärliche Unterschiede gibt, wenden Sie sich an den Support.
  

*Brauchen Sie eine Liste der Mitglieder, die keine Beitragsrechnung mehr bekommen werden? Z.B. für das Versenden der Einladung zur Vollversammlung? Dann sollten vor dem nächsten Schritt die Kontakte aus den Auswertungen Beiträge – Mitglieder ohne Beitragsregel und Beiträge – Beitragsregeln-Start nächstes Jahr z.B. durch Exportieren gespeichert werden.

Wenn die genannten Prüfungen erfolgreich waren, können die Beiträge verrechnet werden:

• Bei Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Abrechnung | Beitragslauf auf Vorschau anzeigen klicken
• Die Anzahl der Kontakte wie zuvor beschrieben mit der Mitgliederzahl gegenprüfen. Allfällig angezeigte Fehler korrigieren. Die Information über Spendenpositionen, welche als nicht spendenfähig definiert sind, kann ignoriert werden.
• Auf Abrechenbare Beiträge klicken.
• Unterhalb der Liste auf Abrechnung durchführen klicken.
• Der Vorgang kann dann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Der Benutzer, der den Vorgang gestartet hat, bekommt eine Information mittels E-Mail, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
  

Abschließend können die Rechnungen gedruckt bzw. via Mail verschickt werden. Lesen Sie dazu bei Sammelausdruck und -mail weiter. Falls Mitglieder mit Abbuchungsauftrag zahlen, kann eine Lastschriftdatei erzeugt werden. Lesen Sie dazu Lastschriftdatei erzeugen