Jahreswechsel

Neues Wirtschaftsjahr

Beim Jahreswechsel muss vorerst das neue Jahr als neues Wirtschaftsjahr angelegt werden. Dies kann im Voraus erfolgen und auch ohne, dass das vorhergehende Jahr abgeschlossen werden muss.

• Den Menüpunkt Buchhaltung wählen
• Links den Menüpunkt Einstellungen | Wirtschaftsjahr wählen
• Die Schaltfläche Neues Wirtschaftsjahr klicken.
• Als Bezeichnung z.B. die Jahreszahl eingeben, den Status auf Bearbeitung belassen und den Zeitraum vom 01.01. bis 31.12. eingeben.
• Nach dem Klicken von speichern ist das Wirtschaftsjahr angelegt.
  

*Es können mehrere Wirtschaftsjahre gleichzeitig In Bearbeitung sein.

Kontieren und Importieren

Der Import der Kontobewegungen (camt.53-Dateien) kann ohne Rücksicht auf den Jahreswechsel erfolgen. Es dürfen in einer Datei Kontobewegungen aus dem alten und dem neuen Jahr stehen. Die Zuordnung zum Wirtschaftsjahr erfolgt automatisch anhand des Buchungsdatums (nicht Valuta-Datum). Beim Importieren in die Buchhaltung ist der gewählte Stichtag relevant. Dazu wird beim Import wie folgt vorgegangen:

• Den Menüpunkt Buchhaltung wählen
• Links den Menüpunkt Buchungen | Belege importieren wählen
• Bei Wirtschaftsjahr das “alte” Jahr wählen und bei Stichtag z.B. den 31.12. des alten Jahres, um alle Buchungen des “alten” Jahres zu importieren.
• In einem weiteren Schritt bei Wirtschaftsjahr das “neue” Jahr wählen und bei Stichtag ein Datum im neuen Jahr, um Buchungen bis zum Stichtag im neuen Jahr zu importieren.
• Bei Berichte/Übersichten | Summen/Saldenliste auf die Auswahl des Wirtschaftsjahres (abgekürzt W.j) achten, bevor die Liste zum Anzeigen der Werte gefiltert wird.
  

Abschlussbuchungen

Finanzkonten wie Sparbücher, welche nicht über einen Import aus dem Vereinsmanager gebucht werden, müssen für Zinsen, KEST, usw. direkt bebucht werden. Dies erfolgt beim Menüpunkt Buchungen z.B. mit Buchungsdatum 31.12. und dem entsprechenden Finanzkonto einerseits und dem Kosten- oder Erlöskonto andererseits. Die Anpassung von Wertpapierkonten soll für die Einnahmen/Ausgaben-Rechnung vermutlich nicht in die Kosten und Erlöse einfließen. Diese Anpassung könnte bei der Eröffnungsbuchung für das nächste Wirtschaftsjahr erfolgen, sie kann aber auch über eine Buchung im aktuellen Wirtschaftsjahr abgebildet werden, um die Veränderung besser sichtbar zu machen. Dazu muss z.B. im Bereich 9000 ein mit der Kontoart Passiv und der Kontenzuordnung Passiva Eigenkapital angelegt werden. Ein Vorschlag dafür wäre: Konto 9990 “Wertpapier Jahreskursanpassung”. Die Buchung erfolgt dann zwischen Wertpapierkonto und diesem Konto 9990.

Zum Thema Jahresabschluss gehört auch die Kontrolle des Durchlaufkonto 9999. Es muss mit 31.12. auf 0 stehen. Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern kann überlegt werden, ob Gutschriften, welche automatisch auf das Konto Erlöse aus Überzahlungen 4799 gebucht werden, auf entsprechende Erlöskonten – nämlich jene Konten, wofür die Gutschrift (vermutlich) verwendet wurde oder wird – umgebucht werden.

Die Software führt bei einem Jahreswechsel oder bei einem Abschluss des Wirtschaftsjahres keine automatischen Buchungen durch. Bei Verwendung von Bilanz- bzw. Rücklagenkonten muss der erwirtschaftete Gewinn oder Verlust manuell vom Benutzer umgebucht werden. Dies wäre im ab zu schließenden Wirtschaftsjahr möglich, hat aber den Nachteil, dass der GuV-Bericht danach die Summe 0 ausweist. Wir empfehlen daher die Buchung über die Eröffnungswerte im Folgejahr wie nachfolgend beim Thema Vorjahresgewinn bzw. -verlust buchen beschrieben.

*Alle Kontenblätter gleichzeitig können bei Buchungen | Journal unten bei der Schaltfläche Alle Buchungen (Kontenblätter) gedruckt werden.

Eröffnungsbuchungen

Wenn alle Buchungen für das “alte” Jahr importiert wurden, sowie allfällige Abschlussbuchungen durchgeführt wurden, können für das neue Jahr die Eröffnungsbuchungen angelegt werden.

• Den Menüpunkt Buchhaltung wählen
• Links den Menüpunkt Buchungen | Eröffnungsbuchungen wählen
• Das “neue” Wirtschaftsjahr auswählen und Konten zeigen klicken
• Auf die Schaltfläche Vorjahreswerte setzen klicken, wodurch die Abschlusswerte des Vorjahres als Eröffnungswerte vorgeschlagen werden.
• Unterhalb der Liste auf Änderungen anzeigen klicken und prüfen, ob die Werte richtig sein können.
• Unterhalb der Liste auf Eröffnungswerte setzen klicken, um die Eröffnungsbuchung durch zu führen.

Sollten sich die Konten für das “alte” Jahr durch neue Buchungen oder Stornierungen ändern, kann der oben beschriebene Vorgang wiederholt werden. Es wird dadurch automatisch im Hintergrund bei den von Änderungen betroffenen Konten die Eröffnungsbuchung storniert und eine neue Eröffnungsbuchung angelegt.

Vorjahresgewinn bzw. -verlust buchen

Bei Verwendung von Bilanzkonten muss der erwirtschaftete Gewinn oder Verlust manuell auf ein Rücklagen-Konto gebucht werden. Als Vorbereitung dafür ist zu empfehlen, dass die zuvor beschriebenen Eröffnungsbuchungen bereits durchgeführt wurden. Für das Buchen des Vorjahres-Ergebnisses kann wie folgt vorgegangen werden:

• (falls nicht schon vorhanden) ein Rücklagenkonto (z.B. 9320 “Allgemeine Rücklage) mit der Kontoart Passiv definieren
• (falls nicht schon vorhanden) ein Konto für Jahresgewinn bzw. – verlust (z.B. 9350 “Jahresgewinn/-verlust”) mit der Kontoart Aktiv/Passiv definieren.
• Den Bericht GuV verwenden, um den Gewinn- bzw. Verlust-Betrag für das Vorjahr (z.B. 2019) festzustellen
• In der Buchhaltung den Menüpunkt Buchungen | Eröffnungsbuchungen wählen und als Wirtschaftsjahr das aktuelle Jahr wählen (z.B. 2020).
• Die Schaltfläche Konten anzeigen klicken. NICHT Vorjahreswerte setzen klicken. Das – sowie die zugehörigen Eröffnungsbuchungen – sollte vorher schon erledigt worden sein.
• Beim Konto Jahresgewinn/-verlust muss 0 stehen, weil dieses Konto jedes Jahr wieder 0 sein muss und daher keinen Eröffnungswert aus dem Vorjahr hat.
• Den Gewinn-Betrag beim Konto Jahresgewinn/-verlust auf der Haben -Seite bzw. den Verlust-Betrag auf der Soll -Seite eintragen
• Änderungen anzeigen klicken und obwohl vermutlich keine Änderungen angezeigt werden, unten auf die Schaltfläche Eröffnungswerte setzen klicken
• Es sollte eine Meldung über eine neue Eröffnungsbuchung angezeigt werden, die sich jetzt auf dem Konto Jahresgewinn/-verlust befindet
• Jetzt erfolgt die Umbuchung auf das Rücklagenkonto. Dazu den Menüpunkt Buchungen | Buchungen wählen und für die Umbuchung eines Gewinns folgende Buchung durchführen:
  
• Mit dieser Buchung, wurde mit 01.01.2020 der Gewinn aus dem Jahr 2019 auf das Rücklagenkonto gebucht, womit das Konto Jahresgewinn/-verlust wieder auf 0 steht.

Wirtschaftsjahr abschließen

Das Wirtschafsjahr baldmöglichst ab zu schließen hat einige Vorteile: Es ist bei der Auswahl automatisch das neue Wirtschaftsjahr vorhanden. Damit ist das Importieren von Buchungen einfacher. Außerdem werden sonst bei direkten Buchungen in der Buchhaltung immer die Konten-Salden aus dem alten Wirtschaftsjahr angezeigt. Nachdem ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr für Nachtragungen auch wieder geöffnet werden kann, hat das Abschließen keinen Nachteil.

*Ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr könnte nachträglich wieder auf Bearbeitung gesetzt werden.

Zum Abschließen des Wirtschaftsjahres bzw. Ändern des Bearbeitungsstatus wie folgt vorgehen:

• Den Menüpunkt Buchhaltung wählen
• Links den Menüpunkt Einstellungen | Wirtschaftsjahr wählen
• Die Zeile mit dem betroffenen Wirtschaftsjahr anklicken
• Den Status von Bearbeitung auf Abgeschlossen setzen
• speichern klicken