Serienbrief

Serienbrief als Ausdruck

Für die Erstellung eines PDF-Serienbriefs wird in folgenden Schritten vorgegangen:

• Den Menüpunkt Kommunikation | Serienbrief (PDF) wählen
• Die Schaltfläche Neue Aktion klicken, eine passende Bezeichnung eingeben und Weiter klicken.
• Bei Dokumentenausgabe den Eintrag Briefpapier wählen
• Bei Briefpapier den Eintrag Standard wählen
• Bei Überschrift einen Betreff für das Schreiben eingeben
• Im Textfeld wird der Inhalt des Schreibens eingegeben. Um mit der Anrede zu beginnen, auf Platzhalter klicken und in der Liste den Eintrag [ANREDE] wählen und OK klicken. Dann ev. eine Leerzeile einfügen und den Text für das Schreiben einfügen. Zum Personalisieren des Schreibens stehen diverse weitere Platzhalter zur Verfügung.
• Durch Klicken von Weiter wechselt die Anzeige auf das Register Einstellungen. Hier können die Standardwerte belassen werden.
• Beim Register Kontakte/Erstellung müssen alle Kontakte eingefügt werden, für die der Brief erstellt werden soll. Dafür auf Kontakte wählen klicken und die Filter verwenden, um z.B. mit dem Filter Kategorien alle Kontakte mit der Hauptkategorie Mitglied zu suchen. Danach können mit der Schaltfläche Suchergebnis der Kommunikationsaktion zuordnen alle gefilterten Kontakte übernommen werden. Mit der Schaltfläche können einzelne Kontakte hinzugefügt werden, mit der Schaltfläche werden Kontakte wieder gelöscht. Mit Zurück zur Kommunikationsaktion wird das Fenster geschlossen.
• Wenn die passenden Kontakte in der Liste stehen, kann unten auf Erstellen geklickt werden, womit die PDF-Datei generiert wird.
• Nach der Erstellung, ist der fertige Serienbrief beim Register Archiv zu finden und kann dort durch Klicken des Symbols rechts in der Liste geöffnet werden.
• Falls Korrekturen notwendig sind, kann man diese beim Register Brieftext durchführen. Danach muss man beim Register Kontakte/Erstellung die Kontakte neu auswählen und wieder Erstellen klicken. Falsch oder unvollständig erstellte Serienbriefe sollten aus der Liste Archiv mit der Schaltfläche gelöscht werden.
  

*Wenn Sie als Empfänger alle Personen, die aktuell in Pflege sind, auswählen möchten, verwenden Sie den Filter Auswertungen und dort den Eintrag Pflegeeinsatz aktuell – Mitgliedschaft, letzte Rechnung.

Serienbrief als Mail

Für die Erstellung eines Serienbriefs als Serien-Mail wird in folgenden Schritten vorgegangen:

• Den Menüpunkt Kommunikation | Serien-Email wählen
• Die Schaltfläche Neue Aktion klicken, eine passende Bezeichnung eingeben und Weiter klicken.
• Bei E-Mail Betreff einen passenden Titel eingeben
• Im Textfeld wird der Inhalt des Schreibens eingegeben. Platzhalter funktionieren analog zum oben beschriebenen Serienbrief.
• E-Mail Signatur und E-Mail Briefpapier können nur dann verwenden, wenn diese für Ihren Verein konfiguriert wurden. Wenden Sie sich dafür ggf. an den Support). Ohne Signatur und Briefpapier sollten Sie am Ende des Mail-Textes Ihre Kontaktdaten einfügen.
• optional können Anlagen an das Mail angefügt werden.
• Die Personalisierte Anlage - Serienbrief (PDF) bietet die Möglichkeit, einen zuvor erstellen Serienbrief (PDF) an zu fügen.
• Durch Klicken von Weiter wechselt die Anzeige auf das Register Einstellungen. Hier können die Standardwerte belassen werden.
• Beim Register Kontakte/Versand müssen alle Kontakte eingefügt werden, für die der Brief erstellt werden soll. Hier kann analog zum zuvor beschriebenen Serienbrief vorgegangen werden. Dabei können auch Kontakte ohne Mail-Adresse eingefügt werden.
• Nach dem Klicken von Versenden findet man im Register Statistik die zugestellten Mails.
• Im Register Kontakte/Versand bleiben alle Kontakte stehen, denen kein E-Mail gesendet werden konnte. Nachfolgend ist beschrieben, wie für diese Personen ein Ausdruck erstellt werden kann.
  

Kombination aus Mail und Ausdruck

Z.B. soll eine Einladung an alle Mitglieder verschickt werden, aber nur für manche Mitglieder ist eine Mail-Adresse hinterlegt. Dazu kann wie folgt vorgegangen werden:

• Sie beginnen mit dem Menüpunkt Kommunikation | Serienbrief (PDF) und erstellen einen Brieftext für die Einladung. Nach dem Speichern kann das Register geschlossen werden. Es werden nämlich bei Kontakte/Erstellung vorerst keine Kontakte eingefügt.
• Im nächsten Schritt wird wieder ausgehend vom Hauptmenü der Menüpunkt Kommunikation | Serien-Email gewählt.
• Im E-Mail-Text kann z.B. stehen … in Beilage finden Sie die Einladung …. Unten beim Feld Personalisierte Anlage - Serienbrief (PDF) wird der zuvor erstellte Serienbrief gewählt.
• Beim Register Kontakte/Versand können alle Kontakte eingefügt werden, welche die Einladung erhalten sollen. Auch jene ohne Mailadresse.
• Nach dem Klicken von Versenden bleiben alle Kontakte stehen, für die keine E-Mail Adresse vorhanden war.
• Oberhalb der Liste kann jetzt die Aktion Alle Kontakte zu Serienbrief zuordnen gewählt werden. Nach Klicken von Aktion ausführen, muss der passenden Serienbrief gewählt werden. Nach dem Speichern sind die Kontakte beim Serienbrief zu finden, der über den Menüpunkt Kommunikation | Serienbrief (PDF) aufgerufen werden kann. Beim Register Kontakte/Erstellung wird für diese Personen dann der Serienbrief erstellt.
• So können die nicht via Mail zugestellten Einladungen gedruckt und zugestellt werden.