Sammelausdruck und -mail

Sammelausdruck durchführen

Wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig gedruckt werden sollen, können diese in eine PDF-Datei zusammengefasst werden.

• Den Menüpunkt Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Versand | Sammeldruck wählen (oder auch Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Abrechnung | Sammeldruck)
• Zuerst bei Von- und Bis-Datum den Zeitraum einstellen, in welchem sich das Rechnungsdatum der zu druckenden Rechnungen befindet.
• Bei Zahlungsstatus ist der Standardwert Alle, womit auch bereits bezahlte oder stornierte Rechnungen gedruckt werden. Hier ggf. Alle Offenen wählen.
• Auf die Schaltfläche Filter klicken, um weitere Einstellungen vor zu nehmen:
  
  • Standardmäßig ist die Option Bereits Gedruckte zeigen (siehe gelbe Markierung im Screenshot) ausgeschaltet. In Kombination mit den standardmäßig eingestellten Datums bei Von und Bis, werden automatisch die neu erstellten Rechnungen für den Sammeldruck angezeigt. Will man aber den Vorgang wiederholen, muss diese Option Bereits Gedruckte zeigen aktiviert werden, um Rechnungen in die Liste zu bekommen, für die schon einmal eine Sammeldruck-Datei erstellt wurde.
  • Bei Druckmodus immer den Eintrag Briefpapier wählen, damit der Briefkopf mit gedruckt wird
  • Bei Geschäfsbereich den Eintrag Mitgliedschaft für die Mitgliedsbeiträge und sonst Standard (oder MOHI) wählen.
  • Bei Zahlungsform den Eintrag Überweisung/Rechnung für den Druck auf Zahlschein-Formulare wählen. Wenn in einem weiteren Schritt die Abbucher (auf leeres Papier) gedruckt werden sollen, muss hier Lastschrift gewählt werden.
  • Bei Zustellung den Eintrag Post wählen
  • Bei Sortierung den gewünschten Eintrag wählen
  • Bei Land, Druck nach Zeitraum und Dokumentenart passen normalerweise die vorgeschlagenen Standardwerte
  • Auf die Schaltfläche Suchen klicken
• Die Ergebnisliste sollte alle zu druckenden Rechnungen anzeigen. Falls nicht, müssen die oben genannten Filter entsprechend geändert und wieder Suchen geklickt werden.
• Unterhalb der Liste in der Auswahlbox Aktionen den Eintrag Sammellauf erstellen wählen (im Screenshot unten gelb markiert). Das Sammellauf erstellen kann entweder unterhalb der Überschrift Alle gefilterten Rechnungen oder unterhalb der Überschrift Alle ausgewählten Rechnungen gewählt werden.
  
  • Alle gefilterten Rechnungen | Sammellauf erstellen berücksichtigt alle Listeneinträge unabhängig von Häkchen, die man ganz links in jeder Zeile setzen könnte. Diese Variante ist einfacher, wenn man die Liste mit den richtigen Rechnungen bereits gefiltert hat. Man muss dann keine Häkchen setzen.
  • Alle ausgewählten Rechnungen | Sammellauf erstellen berücksichtigt nur Einträge, die zuvor mit Häkchen gewählt wurden. Damit ist jede einzelne Rechnung einzeln wählbar. Dabei ist zu berücksichtigen, dass man im Kopf der Liste das Häkchen automatisch für alle Zeilen setzen oder entfernen kann. Das gilt aber immer nur für die gerade angezeigten Zeilen. Wie viele Zeilen angezeigt werden, kann man unten rechts bei Pro Seite einstellen. Dort kann man die Seiten auch blättern, und so seitenweise eine Sammeldruck-Datei erstellen.
  • Es muss nur eine der in den zwei Punkten zuvor beschriebenen Vorgehensweisen verwendet werden.
• Danach wird ein Dialogfenster zum Download der PDF-Datei angezeigt. Falls es mehr als 500 Seiten sind, wird auf mehrere Dateien aufgeteilt.
• Bei mehr als 1000 Rechnungen, wird der Auftrag an den Server übergeben und der Benutzer erhält ein Mail, sobald die Erstellung abgeschlossen ist. Danach findet man die PDF-Dateien bei den Dokumenten:
  

*Bei Druck auf Zahlschein-Formulare lesen Sie bitte das Thema Zahlscheindruck.

Rechnungen via Mail gesammelt versenden

Wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig via Mail versendet werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Den Menüpunkt Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Versand | E-Mail-Versand wählen (oder auch Finanzen | Beiträge/Rechnungen | Abrechnung | E-Mail-Versand)
• In der Liste stehen alle Rechnungen der Mitglieder mit gewählter Mail-Zustellung.
  • Für das Festlegen einer Mailzustellung wählen Sie den betreffenden Kontakt
  • Im Feld E-Mail muss eine Mailadresse eingetragen sein
  • Bei Finanzdaten | Beiträge im Register Grundeinstellung muss bei Versand der Eintrag E-Mail gewählt sein
• Mit der Schaltfläche in den einzelnen Zeilen, kann eine Vorschau des E-Mailtextes angezeigt werden
• Unterhalb der Liste können Sie Ausgewählte versenden (betrifft Zeilen mit Häkchen) oder Alle versenden (betrifft alle in der Liste) klicken
• Nach dem Versenden ist die Liste leer. Es werden immer nur Einträge angezeigt, die noch nicht versendet wurden.